Digitalisering is een hot topic binnen het notariaat. De evolutie biedt vele voordelen, zowel wat betreft werking als cliëntgerichtheid. Ook het notariële vormingsaanbod surft mee op die trend: notarissen en hun medewerkers volgen steeds vaker hybride opleidingen en webinars. Meer nog, die extra mogelijkheden maken het opleidingsaanbod groter en meer divers dan ooit tevoren.

Hoe dan weloverwogen vormingskeuzes maken, bijvoorbeeld met het oog de verbetering van de dienstverlening of specialisatie? Hoe kan de titularis-notaris het kantoorbeleid daarop afstemmen?

Elisabeth Lommée, notaris bij het kantoor Lommée, Daems & Bourgois – geassocieerde notarissen, deelt tips & tricks met betrekking tot kwaliteitsvol kennisbeheer voor het notariaat.

Hoe belangrijk is het dat de notaris/medewerker van een notariaat zich bijschoolt?

Notaris Lommée: “In de loop van de laatste twee tot drie jaar voerde de wetgever bijzonder veel wijzigingen door in rechtsdomeinen waar de notaris dagdagelijks mee in aanraking komt. Permanent de notariële (basis)kennis onderhouden én uitbreiden is dan ook essentieel om het beroep blijvend goed te kunnen uitoefenen. Niet alleen voor de notaris, ook voor de medewerkers die de dossiers beheren en dag op dag opvolgen. Zij staan in rechtstreeks contact met de cliënten en moeten de juiste informatie kunnen geven. De kwaliteit van een kantoor hangt voor een groot stuk af van de kwaliteit van de medewerkers.”

Is het nog van deze tijd dat elke notaris in alle rechtsdomeinen even onderlegd is?

Elisabeth Lommée: “Elke notaris moet minstens een ‘allrounder’ zijn en de basis van elk domein beheersen. In de dossiers die we behandelen, zijn de rechtstakken immers niet precies afgelijnd, maar onderling zeer verweven: in een verkoop zijn er bijvoorbeeld naast vastgoedaspecten ook huwelijksvermogensrechtelijke, familiale en fiscale aspecten om mee rekening te houden. Anderzijds, van alles tot in de details op de hoogte blijven wordt een steeds grotere uitdaging, omwille van de complexiteit van de materies, de steeds maar wijzigende wetgeving, de wijziging in interpretaties daarvan, enzovoort.”

Evolueren we in de toekomst dan naar een gespecialiseerd notariaat?

Elisabeth Lommée: “Ik denk niet naar ‘gespecialiseerde notariaten’ maar wel naar specialisaties binnen een notariaat. Het feit dat meer en meer notarissen het beroep ‘in associatie’ uitoefenen, leent zich daar ook wel toe. Associaties bieden de mogelijkheid om je in bepaalde takken te bekwamen, maar toch blijvend alle kennis in huis te hebben.

Al blijft het toch een ‘stap’, vind ik, om het kantoor effectief op die manier te organiseren. Het vraagt van jou, als notaris, tegelijk ook een zeker ‘loslaten’ van bepaalde materies, wat – net omwille van de onderlinge verwevenheid van de materies in onze dossiers – niet altijd comfortabel aanvoelt.”

Zijn er binnen jullie kantoor medewerkers die zich enkel toespitsen op één rechtstak?

Notaris Lommée: “Wij hebben ons kantoor niet officieel ingedeeld in georganiseerde departementen, maar de toebedeling van de dossiers gebeurt wel in functie van de competenties en ervaring binnen een bepaalde materie. Daarnaast is het karakter van de medewerkers belangrijk. Dat moet klikken met de cliënten, maar het zegt ook veel over de manier waarop medewerkers zaken zullen aanpakken: is hun karakter eerder geschikt om zakelijke dossiers te behartigen, zoals vastgoedprojecten, of integendeel, past het eerder bij dossiers waarin het menselijke aspect een grotere rol speelt, zoals nalatenschappen? Daarom doet er zich in de praktijk wel een zekere specialisatie van de medewerkers voor.

Toch proberen we daar niet te ver in te gaan om zo bij iedereen de basiskennis te onderhouden. Bovendien vragen de medewerkers zelf actief naar variatie.”

Is jullie vormingsbeleid binnen het kantoor afgestemd op specialisatie?

Elisabeth Lommée: “We houden wekelijks een interne vergadering van één uur. Tijdens dat overleg zijn alle medewerkers aanwezig, boekhouder en secretariaat inclusief. We delen dan algemene, juridische en niet-juridische zaken zoals berichten die verschenen op e-notariaat, berichten van de verzekering van het Notariaat, ervaringen in dossiers en interne richtlijnen. Daarnaast hebben we het idee opgevat om lunchvergaderingen te houden rond bepaalde thema’s, met beperktere groepen medewerkers, bijvoorbeeld rond verkavelen, aanwas/anticipatieve inbreng/testament, de nieuwe regels rond vruchtgebruik, enzovoort. Die vergaderingen zijn verplicht voor zij die dergelijke dossiers behandelen en optioneel voor zij die in het thema geïnteresseerd zijn.

Ik ben ervan overtuigd dat gespecialiseerde vormingen voordelen bieden. Medewerkers bouwen zo zelfzekerheid op binnen een bepaalde rechtstak omdat hun kennisniveau zich ontwikkelt naar vergevorderd. Daarnaast leidt het tot een betere workflow: als een medewerker zijn/haar materie volledig beheerst, kan die sneller inspelen op vragen van cliënten en dus ook efficiënter een advies verlenen.”

Volgt het vormingsbeleid binnen jullie associatie ook de digitale trend?

Notaris Lommée: “Zeer zeker. Zowel op persoonlijk niveau als op groepsniveau vind ik het digitale opleidingsaanbod een grote meerwaarde bieden. Op persoonlijk niveau is er het voordeel van timemanagement. Je kunt de opleidingen inplannen wanneer het jou het best past. Bovendien kun je deze (her)beluisteren waar je wilt: op kantoor, maar ook in de wagen, door erop in te loggen via de smartphone.

We volgen geregeld ook digitale opleidingen in groep. Door de implementatie van het BNN-systeem zijn we daarvoor perfect uitgerust en is het makkelijk te organiseren. Opleidingen volgen op groepsniveau biedt meerdere voordelen: je bereikt er alle medewerkers mee, het levert een interessante interactie op, enzovoort. Medewerkers halen dossiers aan die ze in de besproken punten herkennen en delen die met de rest. Onze ervaring is dat dit ook zeer positief is voor de groepssfeer. We realiseren ons dat we allemaal werken aan een gezamenlijk project en ons daarin willen verbeteren.”

Zijn er voor het notariaat ook nadelen aan de digitale opleidingscultuur?

Elisabeth Lommée: “Er zijn een aantal valkuilen, te beginnen bij de concentratie: je wordt sneller afgeleid door een inkomende mail, een dossier waar je plots aan denkt of een telefoontje dat je nog snel aanneemt. Ook kan het tot uitstelgedrag leiden: het kan efficiënter lijken om het vrijgehouden uur te gebruiken om verder te werken aan een moeilijk of dringend dossier dan voor het volgen van de opleiding. Door opleidingen op groepsniveau in te plannen kun je beide vermijden.

Bovendien denk ik dat de slinger niet te ver mag overslaan. Niet alleen wij, maar de volledige maatschappij wordt meer en meer gedigitaliseerd. Kopers en verkopers zien elkaar vanachter een scherm, cliënten sluiten hun banklening af zonder nog een bankbediende te hebben gezien, de informele contacten onder collega’s – tijdens akten en op fysieke opleidingen – vallen meer en meer weg. Dat waren vroeger belangrijke informele momenten die toelieten om moeilijkere dossiers uit het slop te trekken. Een goede mix tussen digitale en fysieke opleidingen lijkt me dus nog altijd het beste.”

Zelf digitale (specialisatie)opleidingen herbekijken individueel of met het kantoor? Maak kennis met Notako, het digitale platform met notariële seminars van KnopsPublishing.

‍